การยกเลิกใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับสถานะของเอกสาร และการนำเอกสารไปใช้งานต่อ โดยแบ่งออกเป็น 3 กรณี
หมายถึง ใบแจ้งหนี้ที่บันทึกไว้ชั่วคราว และยังไม่ได้ออกเลขที่เอกสารอย่างเป็นทางการ สามารถเลือก "ลบเอกสาร" ได้ โดยจะไม่มีเมนู "ยกเลิกเอกสาร"
ทางที่ 1: จากหน้ารายการใบแจ้งหนี้
ไปที่เมนู เอกสารขาย > ใบแจ้งหนี้ จากนั้นค้นหาเอกสารที่ต้องการ > คลิกปุ่ม Actions หรือไอคอนรูปฟันเฟือง > เลือก "ลบเอกสาร"
ทางที่ 2: จากภายในเอกสาร
เปิดใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ > คลิกปุ่มตัวเลือก > เลือก "ลบเอกสาร"
หมายถึง ใบแจ้งหนี้ที่ออกเลขที่เอกสารอย่างเป็นทางการแล้ว เช่น สถานะ "ออกเอกสารแล้ว" หรือ "จัดส่งแล้ว" เอกสารที่ไม่ใช่สถานะ "ฉบับร่าง" จะไม่สามารถลบได้ สามารถทำได้เฉพาะ "ยกเลิกเอกสาร" เท่านั้น เพื่อเก็บประวัติเอกสารไว้ในระบบ
ทางที่ 1: จากหน้ารายการใบแจ้งหนี้
เปิดใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ > คลิกปุ่มตัวเลือก > เลือก "ยกเลิก"
เอกสารจะเปลี่ยนเป็นสถานะ "ยกเลิก" และไม่สามารถใช้งานต่อได้ หากต้องการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ให้คัดลอกเอกสารเดิม หรือออกจากใบเสนอราคาอีกครั้ง
ทางที่ 2: จากภายในเอกสาร
เปิดใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ > คลิกปุ่มตัวเลือก > เลือก "ลบเอกสาร"
หมายถึง ใบแจ้งหนี้ที่ถูกนำไปอ้างอิงหรือใช้งานต่อในเอกสารอื่นแล้ว เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารรับชำระเงินอื่นในระบบ
ผู้ใช้งานจะยังไม่สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ได้ทันที
ต้องดำเนินการถอยเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อน
ยกเลิกหรือลบเอกสารปลายทางที่อ้างอิงใบแจ้งหนี้ให้ครบ
เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารรับชำระเงิน
เมื่อไม่มีเอกสารใดอ้างอิงใบแจ้งหนี้แล้ว
จึงสามารถกลับมายกเลิกใบแจ้งหนี้ต้นทางได้ตามปกติ
ตรวจสอบสถานะใบแจ้งหนี้ก่อนดำเนินการทุกครั้ง หากเอกสารเป็น "ฉบับร่าง" ให้ใช้คำสั่ง "ลบเอกสาร" หากเอกสารออกเลขที่แล้ว ให้ใช้คำสั่ง "ยกเลิก" เพื่อเก็บประวัติไว้ในระบบ หากใบแจ้งหนี้ถูกนำไปใช้งานต่อแล้ว ต้องถอยเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ครบก่อน หากเอกสารมีผลต่อบัญชีหรือภาษี ควรแจ้งฝ่ายบัญชีก่อนดำเนินการ
เอกสารที่ไม่ใช่ "ฉบับร่าง" จะไม่สามารถลบได้ ทำได้เฉพาะการยกเลิกเท่านั้น เมื่อยกเลิกใบแจ้งหนี้แล้ว จะไม่สามารถนำเอกสารเดิมกลับมาใช้งานต่อได้ หากต้องการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ สามารถใช้คำสั่ง "คัดลอก" เพื่อสร้างเอกสารใหม่ หรือออกใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาเดิมอีกครั้ง การถอยเอกสารอาจมีผลต่อยอดบัญชี ยอดลูกหนี้ รายงานภาษี และข้อมูลทางบัญชี
โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ที่มี ประสิทธิภาพ
ปลอดภัยและใช้งาน ง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจยุคใหม่