ใบรับมัดจำ คือ เอกสารหลักฐานที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อแสดงว่าได้รับเงินมัดจำ เงินจอง หรือเงินจ่ายบางส่วนเรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการจริงตามที่ตกลงกันไว้
ไปที่เมนู ใบรับมัดจำ > คลิกปุ่ม "สร้างใหม่" เพื่อเริ่มสร้างใบรับมัดจำใหม่
ข้อมูลลูกค้าและที่อยู่ (ฝั่งซ้าย)
ระบุลูกค้า: ค้นหารายชื่อลูกค้าในระบบ หรือคลิก "+ เพิ่มผู้ติดต่อใหม่" เพื่อเพิ่มลูกค้ารายใหม่ กรณีเพิ่มลูกค้าใหม่ควรกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน เพื่อให้ระบบนำไปใช้ในการออกเอกสารได้ถูกต้อง
ที่อยู่ / เบอร์โทร / เลขผู้เสียภาษี: ระบบจะแสดงข้อมูลอัตโนมัติ หากมีข้อมูลอยู่แล้ว หรือสามารถกรอกเพิ่มเติมได้ในช่องที่กำหนด
สาขา: ระบุสาขาของลูกค้า เช่น สำนักงานใหญ่ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลสำคัญของเอกสาร (ฝั่งขวา)
วันที่: เลือกวันที่ออกใบรับมัดจำ โดยระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ
เอกสารอ้างอิง: ระบุเลขที่หรือรายละเอียดเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
สาขา: เลือกสาขาของผู้ออกใบรับมัดจำ
ประเภทภาษี: เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีของเอกสาร
แยกภาษี (Exclusive VAT): ราคาสินค้า/บริการยังไม่รวม VAT ระบบจะคำนวณและบวก VAT เพิ่มให้อัตโนมัติ
รวมภาษี (Inclusive VAT): ราคาสินค้า/บริการรวม VAT แล้ว ระบบจะคำนวณแยกยอดภาษีออกมาให้
ไม่มี (Non VAT): ใช้สำหรับกิจการที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT หรือสินค้า/บริการที่ได้รับยกเว้นภาษี
ใบกำกับภาษี
หากบริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): ระบบจะติ๊กเลือก "การออกใบกำกับภาษี" ให้อัตโนมัติ เพื่อออกเอกสารเป็น "ใบรับเงินมัดจำ/ใบกำกับภาษี"
หากบริษัทไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): ระบบจะไม่ออกใบกำกับภาษี เอกสารจะเป็น "ใบรับเงินมัดจำ" เท่านั้น
แม้ระบบจะติ๊กเลือก "การออกใบกำกับภาษี" ให้อัตโนมัติสำหรับบริษัทที่จด VAT แต่ควรตรวจสอบซ้ำทุกครั้งให้ตรงกับประเภทเอกสารที่ต้องการออก หากมีเอกสารอ้างอิง ควรระบุไว้ให้ครบถ้วน เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
ควรตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาของลูกค้าให้ถูกต้องก่อนบันทึก เพราะอาจมีผลต่อใบกำกับภาษีและรายงานภาษีขาย
สินค้า/บริการ
ระบุรายการรับมัดจำ และสามารถเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมในช่องด้านล่างของรายการนั้น
จำนวน
ระบุจำนวนรายการที่รับมัดจำ
หน่วย
ระบุหน่วยนับ เช่น ครั้ง
ราคา
ระบุจำนวนเงินมัดจำที่ได้รับ
VAT
เลือกอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น 7%, 0% หรือยกเว้นภาษี เพื่อให้ระบบแยกฐานภาษีได้ถูกต้อง
รวม
แสดงยอดเงินรวมของรายการนั้น
WHT
ระบุอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น 1%, 3% หรือ 5% สำหรับรายการบริการที่ต้องหักภาษีตามกฎหมาย
ควรเลือกภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ให้ตรงกับรายการ
สรุปแยกฐานภาษี
ระบบจะดึงข้อมูลจากช่อง VAT ของแต่ละรายการมาสรุปแยกประเภทให้อัตโนมัติ
ฐานภาษี 7%: ยอดรวมของสินค้า/บริการที่ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
ฐานภาษี 0%: ยอดรวมของสินค้า/บริการที่ใช้อัตราภาษี 0%
ฐานภาษี ไม่มี: ยอดรวมของสินค้า/บริการที่ได้รับยกเว้นภาษี
การสรุปยอดเงิน
แสดงรายละเอียดการคำนวณยอดเงินรวมของเอกสาร
ยอดรวม: ผลรวมจากช่อง "รวม" ของทุกรายการสินค้า/บริการ
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่ระบบคำนวณได้
ยอดรวมหลังภาษี: ยอดเงินรวมหลังคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
ยอดรวมสุทธิทั้งหมด: ยอดเงินรวมทั้งสิ้น แสดงในแถบสีฟ้า
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT): ยอดรวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเอกสาร
ยอดที่ต้องชำระ: จำนวนเงินจริงที่ลูกค้าต้องชำระ หลังหักภาษี ณ ที่จ่าย
ควรตรวจสอบยอดในแถบสีฟ้า "ยอดรวมสุทธิทั้งหมด" ทุกครั้งก่อนบันทึกเอกสาร
ยอดที่ต้องชำระอาจไม่เท่ากับยอดรวมสุทธิทั้งหมด หากมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย
วันที่
เลือกวันที่รับชำระเงิน โดยระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ
รับชำระเงินโดย
เลือกช่องทางหรือวิธีรับชำระเงิน เช่น เงินสด โอนเงิน หรือบัญชีธนาคารที่เกี่ยวข้อง
จำนวนเงินที่ชำระ
ระบุจำนวนเงินมัดจำที่ได้รับจากลูกค้า
ถูกหัก ณ ที่จ่าย
ติ๊กเลือกกรณีที่ลูกค้ามีการหักภาษี ณ ที่จ่าย
หมายเหตุ
ระบุข้อมูลเพิ่มเติม เช่น รายละเอียดการโอน เลขที่อ้างอิง หรือเงื่อนไขการรับเงิน
สรุปยอดรับชำระ
ยอดเงินรับชำระ: แสดงยอดเงินที่ได้รับจากลูกค้า
หัก ณ ที่จ่าย: แสดงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)
รับชำระทั้งสิ้น: แสดงยอดรับชำระรวมสุทธิ
ต้องชำระเงินอีก: แสดงยอดคงเหลือที่ลูกค้าต้องชำระเพิ่มเติม
ควรตรวจสอบวันที่รับเงิน ช่องทางรับชำระ และจำนวนเงินให้ตรงกับยอดที่ได้รับจริงก่อนบันทึก หากมีการโอนเงิน ควรระบุรายละเอียดหรือเลขอ้างอิงไว้ในช่องหมายเหตุ
หากระบุจำนวนเงินหรือช่องทางรับชำระผิด อาจทำให้ยอดเงินและรายงานในระบบคลาดเคลื่อนได้
หมายเหตุ
ระบุข้อความที่ต้องการให้แสดงบนเอกสารที่ส่งให้ลูกค้า เช่น เลขที่บัญชีธนาคาร เงื่อนไขการชำระเงิน หรือข้อตกลงพิเศษ
โน้ตภายใน
ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลภายในเท่านั้น โดยข้อความส่วนนี้จะไม่แสดงบนเอกสารที่ส่งให้ลูกค้า
การแนบไฟล์
อัปโหลดไฟล์ที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดเก็บไว้ในระบบ โดยแนบได้สูงสุด 3 ไฟล์ต่อเอกสาร
ควรระบุข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการรับชำระเงินให้ครบถ้วน และแนบหลักฐานการชำระเงินไว้ในระบบเพื่อใช้ตรวจสอบย้อนหลัง
ควรแนบเฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้องและจำเป็น เนื่องจากระบบแนบไฟล์ได้สูงสุด 3 ไฟล์ต่อเอกสาร
คลิกปุ่ม "บันทึกข้อมูล" เพื่อออกเอกสารทันที หรือคลิกลูกศรขึ้น เพื่อเลือกสถานะการบันทึกที่ต้องการ
บันทึก/ฉบับร่าง
บันทึกชั่วคราวเพื่อกลับมาแก้ไข (ยังไม่มีผลทางบัญชี)
บันทึก/ออกเอกสารแล้ว
ยืนยันข้อมูลและออกเลขที่เอกสารอย่างเป็นทางการ
บันทึก/จัดส่งแล้ว
ใช้เมื่อออกใบรับมัดจำเรียบร้อยแล้ว และต้องการปรับสถานะเอกสารเป็นขั้นตอนถัดไป
หากยังไม่มั่นใจในข้อมูล ควรเลือก "บันทึก/ฉบับร่าง" ก่อน เพื่อกลับมาตรวจสอบภายหลัง
ก่อนบันทึก ควรตรวจสอบข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า/บริการ ยอดเงิน VAT, WHT และข้อมูลการรับชำระเงินให้ถูกต้อง เพราะข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อเอกสารและรายงานในระบบ
โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ที่มี ประสิทธิภาพ
ปลอดภัยและใช้งาน ง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจยุคใหม่