เมนูนี้ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบ "เลขที่เอกสาร" (Running Number) อัตโนมัติ เพื่อให้ระบบรันเลขให้ตามรูปแบบที่คุณต้องการสำหรับเอกสารแต่ละประเภท
ในแต่ละประเภทเอกสาร จะประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก ดังนี้
คำนำหน้า (Prefix)
รหัสย่อภาษาอังกฤษ (เช่น QT, INV, RE) เพื่อระบุประเภทเอกสาร
รูปแบบวันที่ (Date Format)
เลือกการแสดงผลของ ปี และ เดือน ในเลขที่เอกสาร เช่น YYYYMM (202605)
จำนวนหลัก (Running Number)
กำหนดจำนวนหลักของตัวเลขรันลำดับ (เช่น 00001)
เลือกประเภทเอกสาร
ที่ต้องการกำหนดรูปแบบ
พิมพ์รหัสคำนำหน้า
ที่ช่องแรก (เช่น หากต้องการให้ขึ้นต้นด้วยปีปัจจุบัน อาจใส่ '26-' นำหน้า)
เลือกรูปแบบวันที่
จากเมนู Dropdown (แนะนำ YYYYMM เพื่อให้เลขรันแยกตามเดือน)
ระบุเลขเริ่มต้น
ที่ช่องสุดท้าย เช่น หากเริ่มใช้งานระบบครั้งแรกให้ใส่ 00001
ตรวจสอบความถูกต้อง
และกด "บันทึกข้อมูล" ด้านล่างสุด
หากบริษัทมีรายการเอกสารจำนวนมากในแต่ละเดือน แนะนำให้ตั้งไว้ที่ 5 หลัก เพื่อป้องกันเลขรันจนเต็ม ไม่ควรเปลี่ยนระหว่างปี: เมื่อเริ่มใช้งานไปแล้ว ไม่ควรกลับมาแก้ไข Prefix หรือรูปแบบวันที่กลางคัน เพราะจะทำให้เลขที่เอกสารซ้ำซ้อนหรือหาไม่เจอในระบบ
เมื่อเริ่มใช้งานแล้ว ไม่ควรแก้ไข Prefix หรือรูปแบบวันที่กลางคัน เพราะอาจทำให้เลขที่เอกสารซ้ำหรือสูญหายในระบบ
โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ที่มี ประสิทธิภาพ
ปลอดภัยและใช้งาน ง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจยุคใหม่