ใบกำกับภาษี คือ เอกสารภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT ออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อแสดงรายละเอียดการขาย มูลค่าสินค้าหรือบริการ และภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกิดขึ้น
เอกสารนี้ใช้เป็นหลักฐานภาษีขายของผู้ขาย และอาจใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อของผู้ซื้อได้ หากข้อมูลในเอกสารถูกต้องครบถ้วนตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
ใบกำกับภาษีจะเกิดขึ้นเมื่อผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT มีการขายสินค้าหรือให้บริการที่อยู่ในระบบ VAT และต้องแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มให้ลูกค้า
โดยทั่วไปคือ: ผู้ขายจด VAT > ขายสินค้า/บริการ > คำนวณ VAT 7% > ออกใบกำกับภาษี > ส่งเอกสารให้ผู้ซื้อ
ตัวอย่างเช่น หากซื้อสินค้าราคา 100 บาท ราคานี้อาจประกอบด้วยมูลค่าก่อน VAT 93.46 บาท และ VAT 6.54 บาท ใบกำกับภาษีจึงเป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดของ VAT ที่เกิดขึ้นจากรายการซื้อนั้น
กิจการที่มีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี และจดทะเบียน VAT แล้ว
กิจการกลุ่มนี้มีหน้าที่ต้องจดทะเบียน VAT และเมื่อจดทะเบียนแล้วจึงสามารถออกใบกำกับภาษีได้อย่างถูกต้อง
กิจการที่มีรายรับยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี แต่สมัครใจจดทะเบียน VAT เอง
แม้รายรับยังไม่ถึงเกณฑ์บังคับ แต่หากจดทะเบียน VAT แล้ว ก็สามารถออกใบกำกับภาษีได้
กิจการที่จด VAT แล้ว และมีรายการขายที่อยู่ในระบบ VAT จริง
เมื่อมีการขายสินค้าหรือให้บริการที่อยู่ในระบบ VAT ผู้ประกอบการต้องออกใบกำกับภาษีตามรายการนั้น
ผู้ที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ แม้ว่าจะมีการขายสินค้าหรือให้บริการจริงก็ตาม
กิจการที่ยังไม่ได้จด VAT
ไม่ว่าจะมีรายรับยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี หรือยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ด้วยเหตุผลอื่น กิจการกลุ่มนี้ไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ และควรออกเอกสารอื่นแทน เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน
รายการขายที่ได้รับยกเว้น VAT ตามกฎหมาย
โดยทั่วไปไม่ควรออกใบกำกับภาษี VAT สำหรับรายการที่ได้รับยกเว้น VAT เช่น สินค้าเกษตรสดบางประเภท หนังสือพิมพ์ นิตยสาร ตำราเรียน หรือรายการอื่นที่กฎหมายกำหนด
หากกิจการยังไม่ได้จด VAT ควรออกเอกสารอื่นแทน เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน และไม่ควรแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มในเอกสาร หากกิจการเดียวกันมีทั้งรายการที่เสีย VAT และรายการที่ได้รับยกเว้น VAT ควรตรวจสอบประเภทรายการก่อนออกเอกสารทุกครั้ง
ผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT แล้ว ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อการขายสินค้าหรือให้บริการถึงจุดรับรู้ภาษี (Tax Point) ซึ่งคือวันที่ถือว่าภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้นแล้ว และควรออกใบกำกับภาษีให้ตรงกับวันนั้น
การขายสินค้า
โดยทั่วไป ภาษีเกิดขึ้นเมื่อส่งมอบสินค้า แต่ถ้ารับชำระเงิน โอนกรรมสิทธิ์ หรือออกใบกำกับภาษีก่อน ให้ยึดวันที่เกิดก่อน
การให้บริการ
โดยทั่วไป ภาษีเกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระค่าบริการ แต่ถ้าออกใบกำกับภาษีก่อน หรือมีการใช้บริการก่อน ให้ยึดวันที่เกิดก่อน
การนำเข้าสินค้า
โดยทั่วไป ภาษีเกิดขึ้นเมื่อชำระอากรขาเข้า หากได้รับยกเว้นอากร ให้ยึดวันที่ออกใบขนสินค้า
กรณีพิเศษอื่น ๆ
บางรายการมีเงื่อนไขเฉพาะ เช่น ขายไฟฟ้า น้ำประปา ขายผ่านเครื่องอัตโนมัติ ชำระด้วยบัตรเครดิต ขายแบบผ่อนชำระ หรือส่งออกสินค้า กรณีเหล่านี้ควรตรวจสอบเงื่อนไขของรายการก่อนออกใบกำกับภาษี เพราะวันที่ภาษีเกิดขึ้นอาจไม่เหมือนการขายสินค้าหรือให้บริการทั่วไป
สรุป: Tax Point คือวันที่ภาษีเกิดขึ้นจริง จึงควรออกใบกำกับภาษีให้ตรงกับวันนั้น
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ใช้เมื่อเอกสารต้องมีข้อมูลผู้ซื้อครบ เหมาะกับการใช้เป็นหลักฐานบัญชีและภาษี
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใช้กับการขายปลีกหรือขายให้ผู้บริโภคทั่วไป ไม่ต้องระบุข้อมูลผู้ซื้อครบเหมือนแบบเต็มรูป
เอกสารเหล่านี้ไม่ใช่ใบกำกับภาษีหลักที่ใช้ตอนขายปกติ แต่เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบกำกับภาษี ใช้เฉพาะบางกรณี
ใบเพิ่มหนี้
ใช้เมื่อยอดขายหรือ VAT ต้องเพิ่มขึ้นภายหลัง เช่น คิดราคาต่ำไป หรือคิดจำนวนสินค้าน้อยไป
ใบลดหนี้
ใช้เมื่อยอดขายหรือ VAT ต้องลดลงภายหลัง เช่น คืนสินค้า ให้ส่วนลดภายหลัง หรือคิดราคาสูงไป
ใบแทนใบกำกับภาษี
ใช้เมื่อใบกำกับภาษีเดิมสูญหาย ชำรุด หรือถูกทำลาย
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
คือเอกสารที่รวม "ใบเสร็จรับเงิน" และ "ใบกำกับภาษี" ไว้ในฉบับเดียว
โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ที่มี ประสิทธิภาพ
ปลอดภัยและใช้งาน ง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจยุคใหม่